Oggi vi andremo a parlare di un argomento molto importante e che, nell’ultimo periodo riscuote un successo sempre più autorevole. Si tratta della conservazione sostitutiva ossia un procedimento che ti permette di conservare tutte le fatture elettroniche in modo da averle sempre a portata di mano nel momento in cui si ha bisogno di consultarle.
La fattura elettronica è il processo che gestisce l’emissione, l’invio, la tenuta e la conservazione nella versione digitale del documento di fatturazione.
Quali requisiti sono necessari per la conservazione sostitutiva
Per far in modo di avere i requisiti necessari per la conservazione sostitutiva della fattura elettronica è necessario che:
- ogni documento deve essere in formato xml, come richiesto dalla legge;
- ci sia presente la firma elettronica, in quanto questa garantisce l’autenticità di un documento;
- ogni fattura sia numerata in modo continuo e siano organizzate in ordine cronologico.
In che modo si aderisce alla conservazione sostitutiva dell’agenzia delle entrate
L’agenzia delle entrate mette a disposizione un servizio di conservazione sostitutiva delle fatture in modo gratuito per 15 anni. Ecco quali sono i passi per procedere con questo tipo di attivazione:
- collegarsi alla pagina Fatture e Corrispettivi;
- accedere con codice fiscale o CNS o SPID,
- utilizza le tue credenziali per accedere all’area Fatture e Corrispettivi.
Partendo dalla pagina “Fatturazione” è necessario cliccare sulla voce “Fatturazione Elettronica”. Per riuscire ad accedere alla sezione dedicata alla conservazione sostitutiva, bisogna accedere nella parte dedicata e aderire, accettando i vari termini e condizione e cliccare su “Invia”
Conservazione sostitutiva automatica
Dopo aver aderito alla conservazione sostitutiva, ogni fattura inviata e ricevuta viene salvata in modo automatico. In questo caso non dovrai inserirle tu in modo manuale, sia se si tratta di una fattura ricevuta che di una inviata.
Conservazione sostitutiva manuale
Per inserire all’interno del sistema le fatture emesse e ricevute prima della registrazione alla conservazione sostitutiva, è necessario inserirle manualmente una ad una. Ecco come fare:
- accedi nella sezione “Conservazione” e clicca su “Nuovo invio” e, in seguito, vai su “Fai una nuova richiesta di conservazione”;
- caricare i vari file, cliccando su “Sfoglia”, scegliendo i vari documenti da caricare, ogni documento non deve essere superiore a 10 Mb e deve essere nel ormato giusto;
- a caricamento completato, clicca su “Invia” per riuscire a mandare il file in conservazione.
Ogni conservazione sostitutiva di tutti i documenti fiscali avviene in 3 mesi dopo la data di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale.
Differenza con la dematerializzazione fiscale
È molto importante non confondere la conservazione sostitutiva con la dematerializzazione dei documenti fiscali che include anche registri e libri contabili, che prevede la creazione di una copia digitale dei documenti cartacei a cui va apposta la firma elettronica in grado di confermarne l’autenticità.
