Partiamo con la definizione di “Asset Register”. La traduzione più consona potrebbe essere “registro dei beni” o “registro delle risorse”. L’Asset Register non è altro che un elenco dei componenti che fanno parte di un condominio o di un altro edificio. Questo registro può formare parte di un manuale di costruzione, che, a sua volta, include tutte le informazioni necessarie per il funzionamento, la manutenzione, la disattivazione e la demolizione di un edificio.
Un Asset Register può essere redatto per ogni componente di un edificio o soltanto per i beni “attivi”, vale a dire per quei beni che richiedono ispezione, manutenzione, pulizia e sostituzioni regolari – per esempio, le pompe di calore.
Idealmente, l’Asset Register dovrebbe essere compilato durante la fase di progettazione dell’edificio, ma accade anche che venga realizzato nel corso della fase di costruzione dello stesso o come parte di un rilievo di un edificio già esistente – fra l’altro, esistono società di consulenza capaci di eseguire un’indagine delle risorse di un edificio per poter poi redigere un Asset Register dettagliato.
Un Asset Register può contenere un’ampia varietà di informazioni, come, per esempio:
– una descrizione per ogni asset individuato;
– un numero identificativo per ogni asset;
– posizione;
– dimensioni;
– nome del fornitore e dell’installatore;
– prezzo, numero d’ordine e data di acquisto;
– data di consegna;
– valore attuale del bene;
– condizione e difetti;
– requisiti e frequenza di manutenzione;
– informazioni sulle parti di ricambio;
– fotografie;
– riferimenti di disegno;
– prestazioni energetiche;
– garanzie;
– metodo di smaltimento.
Si tratta di un elenco non esaustivo, ma che dovrebbe rendere l’idea di quel che può contenere un tipico Asset Register. Un registro simile viene utile per programmare e fornire le informazioni necessarie per eseguire attività quali ispezioni, pulizie e manutenzioni preventive e programmate dei beni di un edificio, nonché per attività di riparazione e ripristino di asset compromessi.
Inoltre, l’Asset Register può venire utile anche per definire il budget di un condominio o per valutare i relativi beni – una copia del registro potrebbe essere archiviata come parte del processo di rendicontazione finanziaria annuale.
Il più delle volte, l’Asset Register è realizzato e reso fruibile in formato digitale, con l’aiuto di uno o più software ad hoc. Il formato digitale, fra l’altro, permette una rapida consultazione del materiale disponibile e la ricerca dei documenti inclusi nel registro.
Una volta redatto, è importante mantenere aggiornato il registro. Nel caso di condomini o altri grandi edifici, la responsabilità di conservare e modificare il registro degli asset può essere affidata a uno o più professionisti specializzati in gestione di beni immobiliari. È importante che simili professionisti siano in grado di eseguire un censimento accurato dell’edificio preso in carico. Per far questo, sono necessarie più competenze, poiché occorre:
– stimare lo stato di conservazione di tutti gli impianti disponibili nell’edificio;
– valutare e pianificare un ciclo corretto di manutenzioni periodiche di tutti i beni catalogati nell’Asset Register;
– calcolare l’incidenza delle eventuali manutenzioni straordinarie.
Solo in questo modo, con una corretta valutazione preliminare dei beni dell’edificio, sarà possibile arrivare a ottimizzare l’efficienza di ogni impianto e riuscire, nel medio-lungo periodo, a ridurne i costi di manutenzione.
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