Avere un pieno controllo degli orari di lavoro dei propri dipendenti è una priorità per l’azienda che in questo modo potrà portare avanti l’operatività efficacemente, monitorando allo stesso tempo la produttività e le performance del proprio capitale umano.
Una circostanza che negli ultimi anni è divenuta ancora più importante, stante la diffusione dello smart working per contrastare la pandemia da Covid19 e in generale la digitalizzazione del mondo del lavoro che ha consentito e consentirà di poter operare da remoto, rendendo la verifica delle presenze e delle ore lavorate più complicata.
Per questo, molte aziende si stanno dotando di sistemi di tracciamento digitali, affidandosi a software che garantiscono un accertamento efficace e funzionale dell’impegno profuso quotidianamente dai propri lavoratori, con una serie di vantaggi tangibili in termini di operatività e raccolta dati.
Cos’è e come funziona un time tracking software
Quando parliamo di time tracking software, chiamato anche semplicemente tracking software, ci riferiamo a uno strumento digitale sempre più utilizzato dalle aziende per registrare gli ingressi e le uscite dal lavoro dei dipendenti, nonché il tempo trascorso in ufficio o davanti al computer per portare a termine le mansioni a loro assegnate. Ma non solo: oltre all’operatività quotidiana, questo sistema consente di gestire telematicamente i dati della propria forza lavoro, avendo sotto controllo anche le ferie, i permessi e le assenze, nonché gli eventuali straordinari.
Il tracking software è molto semplice da utilizzare e non necessita di una formazione approfondita al riguardo. Ogni giorno, infatti, i dipendenti dovranno solo registrare il proprio “ingresso”, fisico o virtuale, al lavoro, ricordandosi sempre di esplicitare anche l’orario di uscita.
Differentemente da quello che si può pensare, questo software non serve unicamente nei casi di smart working/lavoro da remoto, ma è utile anche nelle situazioni classiche di ufficio, sostituendo la vecchia timbratura del cartellino con un QR Code posto su un badge o attraverso smartphone, da scannerizzare all’entrata e all’uscita su appositi totem posti all’ingresso dell’azienda.
I vantaggi di avere un tracking software
Quando un’azienda decide di implementare un software per il tracciamento delle presenze e degli orari dei propri dipendenti, può contare su innumerevoli benefici che non attengono unicamente alla gestione giornaliera delle proprie risorse, ottimizzando le forze e assegnando puntualmente le mansioni da svolgere a seconda dei turni definiti, ma anche verificare tutte le informazioni relative al proprio capitale umano, le singole performance e la produttività aziendale.
I vantaggi più rilevanti di un tracking software sono collegati alla possibilità di avere una panoramica completa del lavoro, con un controllo puntuale sulle ore lavorate, sul piano ferie e sulle eventuali assenze, nonché una migliore predisposizione ad assumere nuovi dipendenti che vogliono lavorare in remoto.
Altro elemento molto importante riguarda la riduzione dell’assenteismo, essendo quest’ultimo verificabile istantaneamente dal reparto delle risorse umane, sia nei casi di lavoro in presenza che, soprattutto, nelle situazioni di smart working.
Grazie a questo strumento, inoltre, vengono semplificate tutte le attività riguardanti la raccolta dei dati, che verranno archiviati in modo centralizzato, dando la possibilità al responsabile HR di poter portare avanti facilmente la pianificazione temporale per quel che concerne singoli progetti, la programmazione generale in termini di budget, modifiche dei turni di lavoro a seconda delle esigenze e delle scadenze aziendali e gli eventuali correttivi da porre in essere rispetto a quanto fatto in passato. A questo si aggiunge anche la funzione di poter redigere dei report personalizzati o per team, identificando gli aspetti da migliorare e le performance, disponendo di tutta la documentazione necessaria, a portata di click.
Infine, aumenterà anche la trasparenza e si rafforzerà il rapporto tra azienda e dipendenti, potendo questi ultimi prendere visione di tutte le informazioni e verificando in ogni momento tutti gli elementi collegati al proprio lavoro, evitando incomprensioni o discrepanze, migliorando la fiducia e la realizzazione di un buon clima lavorativo.
