Non è un compito facile: organizzare eventi, come feste, ricevimenti e riunioni, potrebbe mettere in difficoltà chiunque, persino la persona più ordinata e rigorosa. Un evento di successo dipende soprattutto dalla cura per l’allestimento e dall’attenzione nei confronti dei particolari.
Per organizzare un evento davvero grande e che raccolga il consenso di tutti, purtroppo sì, ci vogliono delle capacità speciali. Si deve essere un po’ fuori dal comune e, se credi di non avere i requisiti, devi fare in modo di imparare le cose che non sai e che potrebbero servirti affinché tutto funzioni come dovrebbe.
Se vuoi saperne di più riguardo agli allestimenti per eventi, o meglio su qualche trucco da conoscere per rendere l’allestimento della tua festa un ricordo indimenticabile, indelebile nella mente dei partecipanti, allora continua a leggere. Troverai questo pezzo, molto interessante.
Aspettati l’inaspettato
Tutto cambia quando porti il tuo evento da un piccolo raduno a una stanza piena di centinaia di persone. Avrai bisogno di firmare un contratto con il gestore della location che scegli, di chiamare una ditta che possa procurarti e costruire un palco, un’azienda che ti fornisca gli schermi, di contattare un team che ti aiuti e lasciar perdere coloro che da non professionisti (e inesperti) ti propongono di assisterti a titolo gratuito. Non ti servono favori, ma aiuti concreti.
Una cosa che devi tenere a mente è che succederanno cose che non ti aspetti. Eccone un paio:
- Tariffe aumentate presso la sede per fare l’allestimento la sera prima. Anche se questo dovrebbe essere previsto, la prima volta che accade coglie sempre impreparati.
- Aumento delle tariffe da parte del service che è sempre pronto a gonfiare il preventivo e a metterci in difficoltà all’ultimo momento.
Tutto richiede più tempo di quanto ti aspetti
Credimi, tutto richiede più tempo. Vendere biglietti, attirare sponsor, allestire la sala, fare la tua presentazione, progettare i tuoi materiali di stampa, coordinare i tempi dell’evento, organizzare il tuo team, organizzare e organizzare gli sponsor, controllare le persone alla reception. Tienilo in considerazione, ci vuole più tempo di quanto ti aspetti.
Concediti il tempo e lo spazio di cui hai bisogno per fare un buon lavoro. Per un evento di portata regionale o nazionale, il tempo di cui hai bisogno è almeno un anno e mezzo di tempo. Per un evento più ristretto, un anno o giù di lì. Per un evento privato, ma comunque molto importante, magari fondamentale per la tua azienda, devi prepararti almeno due o tre mesi prima. È difficile pensare a tutto all’ultimo minuto.
Semplicemente non puoi farlo da solo
Sebbene tu possa essere in grado di svolgere ogni compito, devi avere una squadra che ti aiuti. Non ci sono abbastanza ore in un anno per fare tutto ciò che è necessario per rientrare con il denaro, non uscire di senno e attuare delle buone strategie di marketing. Dovresti arruolare volontari e un organizzatore di eventi per aiutarti. Più forte è la squadra che ti supporta, migliore sarà il risultato.
Una buona idea è quella di cercare una società che si occupa di organizzare eventi e che ha l’esperienza ,la professionalità,le competenze e gli strumenti per supportarti in tutti gli aspetti più delicati del tuo lavoro e ti aiuterà a raggiungere il risultato voluto.
Ma è facile trovarla?Dipende nel senso che le opzioni sono tante e quindi bisognerà essere bravi a scegliere e a discernere:affidarsi a sprovveduti, facendosi attrarre dal risparmio, farà perdere solo tempo e denaro.
Una società di organizzazione eventi che rappresenta una garanzia di affidabilità è sicuramente No Silence, che ha sede legale a Roma e che rappresenta un punto di riferimento importante in questo settore e che negli ultimi anni si è occupata di tantissimi tipi di eventi.
Importanza della location
Uno degli aspetti più importanti quando si organizza un evento è la location:chi sbaglia questa scelta molto probabilmente andrà incontro a un insuccesso sicuro!La location giusta è importante per tanti motivi:
· I parcheggi per le macchine
· La grandezza e l’ampiezza degli spazi sia interni che esterni
· La presenza di tutte le attrezzature tecniche che serviranno a ospitare l’evento come per esempio le sale riunioni
